The Grounds Guys, LLC is hiring: Office Manager in Zionsville
The Grounds Guys, LLC, Zionsville, IN, United States, 46077
Como gerente de oficina, usted es un miembro clave del equipo que respalda el trabajo de la gerencia y otro personal. Usted es responsable del trabajo de oficina, recepcionista, contabilidad y basado en proyectos para contribuir a las operaciones diarias de The Ground Guys. Ejemplificando nuestro código de valores, muestra respeto y cortesía a todos los clientes y empleados.
Es experto en tecnología, organizado, orientado a los detalles, puede anticipar las necesidades y completar tareas importantes sin que se lo pidan. Está motivado, prospera en entornos de rápido movimiento y puede administrar el tiempo para cumplir con los plazos de manera efectiva. Tiene habilidades comprobadas de comunicación con supervisores, empleados y clientes y es capaz de manejar de manera efectiva una variedad de situaciones en el día a día.
Descripción general
Requisitos específicos:
Responsabilidades
- Dirige y coordina los servicios administrativos de la oficina tales como:
- o Microsoft Office (PALABRA, Excel, PowerPoint)
- o Informes
- o Correo/Oficina postal
- o Citas
- o Contestar el teléfono con “Es un gran día en The Grounds Guys, A Neighborly Company. Esto es _____. ¿Como puedo ayudarte?
- Realiza tareas relacionadas con QBO que incluyen:
- o Facturación
- o AR/colecciones
- o Cuentas por pagar
- o Entrada de datos de gastos
- o Informes de impuestos sobre las ventas y la nómina
- Trabaja en estrecha colaboración con los equipos de ventas y producción para garantizar un buen flujo de comunicación y datos. Esto incluye una variedad de software, sitios web, documentos e informes que incluyen:
- o GG Pro Microsoft Office
- o Franconexión CES
- o CareerPlug
- o ampliamente
- Realiza tareas relacionadas con el personal:
- o Publicar anuncios de contratación para garantizar que la empresa siempre esté contratando.
- o Gestión de CareerPlug y configuración de entrevistas.
- o Asegurar que las horas de nómina se entreguen a la compañía de nómina de manera oportuna o que haga la nómina internamente, lo que indique el propietario.
- o Creación de paquetes de alquiler (W-4, I-9), etc.
- o Ayudar con la orientación de nuevos empleados.
- o Ordenar uniformes según sea necesario. Mantiene una pequeña cantidad de inventario para nuevas contrataciones y reemplazos.
- Administrar las redes sociales: Facebook, Instagram, LinkedIn
- o Responde a reseñas de Google tanto positivas como negativas
- Ayuda con el programa de seguridad comercial:
- o Garantiza que la documentación de la reunión de seguridad se incluya en el manual de seguridad.
- o Asegura que el registro de OSHA esté actualizado y sea preciso
- o Asiste en Reclamos de Compensación de Trabajadores
- Mantiene al personal de la oficina según sea necesario reclutando, seleccionando, orientando, entrenando y asesorando/disciplinando.
- Se familiariza con los clientes y empleados de The Grounds Guys
- Mantiene suministros de oficina en stock y pedidos según sea necesario
- Mantiene el espacio de trabajo organizado
- Toma la iniciativa de impulsar nuestro Código de Atención y cumplir con nuestro Código de Valores.
Calificaciones
- Experiencia demostrada en administración de oficina, contabilidad básica y soporte de RR. HH. para empresas de servicios.
- Conocimiento de Microsoft Office y software de contabilidad (QBO) y herramientas de RR. HH. (CareerPlug, etc.).
- Habilidades de comunicación con supervisores, empleados y clientes.
- Capacidad para trabajar en un entorno de ritmo rápido, gestionar múltiples tareas y cumplir plazos.
- Orientación a los detalles y capacidad para anticipar necesidades.