UCLouvain
L’UCLouvain recrute un·e Responsable administratif·ve (F/H/X) de faculté
Référence du poste : SF
38192 Publication interne et externe jusqu'au 25/01/2026 Pour la Faculté de pharmacie et des sciences biomédicales (FASB), du Secteur des sciences de la santé (SSS) Site principal :
Bruxelles (Woluwe) Contrat à temps partiel (80%), pour une durée indéterminée Entrée en fonction: dès que possible La faculté de pharmacie et de sciences biomédicales comprend l'Ecole de pharmacie et l'Ecole de sciences biomédicales qui offrent un très large éventail de formations de base et de spécialisation. Ses enseignant·es travaillent en étroite collaboration avec les Cliniques universitaires Saint-Luc et les cinq instituts de recherche du secteur de l'UCLouvain.
Ils/Elles proposent un enseignement dynamique, plaçant l'étudiant·e au coeur du dispositif pédagogique, intégrant les nouvelles connaissances et attentif aux exigences du monde professionnel. Le/la Responsable Administratif·ve de Faculté à pour mission de coordonner l'équipe administrative de la faculté, d'assurer un support au/à la Doyen·ne dans ses missions, aux organes facultaires et aux activités de la faculté, sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative du secteur et la responsabilité fonctionnelle du/de la Doyen·ne. Activités
Support administratif au décanat et aux organes facultaires : Apporter un support au Doyen dans l'instruction de dossiers, la préparation de décisions,... Assurer la préparation et le suivi des réunions des organes facultaires (bureau-conseil). Participer à la définition des objectifs et décisions stratégiques de la faculté au niveau administratif. Garantir du cadre règlementaire de la faculté. Apporter le support administratif au/à la Doyen·ne dans la gestion du personnel de la faculté et des procédures qui s'y rapportent. Gèrer les ressources (budgets, locaux) en collaboration avec la Direction Administrative du Secteur. Coordonner la communication interne et externe de la faculté. Piloter des projets spécifiques. Assurer l'interface avec le secteur et les services généraux et le retour vers le/la doyen. Gestion et la direction des équipes administratives : Responsabilité hiérarchique du personnel administratif et technique de la faculté. Coordonner le travail des équipes administratives, en collaboration avec les responsables académiques. Hiérarchiser les priorités et garantit le respect des échéances. Superviser la mise en oeuvre des programmes d'études (horaire de cours et d'examens, organisation des stages, procédures particulières, etc.) réalisée par l'équipe administrative. Superviser la gestion du parcours étudiant (inscriptions aux cours, aux examens, délibérations, etc.) réalisée par les équipes administratives. S'assurer de la mise en place d'un back up entre les membres des équipes. Assurer le rôle de référent·e pour les équipes par sa maîtrise des règles et des procédures. Garantir le niveau de professionnalisme des personnes et des services par un management des compétences. Assurer l'amélioration continue des processus de travail et accompagne le changement au sein des équipes. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de niveau universitaire (master) Sens de l'organisation et de la délégation Expérience de la gestion d'équipe Capacité d'analyse et de synthèse Capacité de communication orale et écrite Prise de décision Pratique des logiciels Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint. Capacité d'apprendre des outils "maison" La connaissance de l'anglais est un atout Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération. Notre offre
Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles; Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An; Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.; Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement; L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne; La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens; Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…); Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@uclouvain.be . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien : Politique du personnel | UCLouvain Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.
#J-18808-Ljbffr
Référence du poste : SF
38192 Publication interne et externe jusqu'au 25/01/2026 Pour la Faculté de pharmacie et des sciences biomédicales (FASB), du Secteur des sciences de la santé (SSS) Site principal :
Bruxelles (Woluwe) Contrat à temps partiel (80%), pour une durée indéterminée Entrée en fonction: dès que possible La faculté de pharmacie et de sciences biomédicales comprend l'Ecole de pharmacie et l'Ecole de sciences biomédicales qui offrent un très large éventail de formations de base et de spécialisation. Ses enseignant·es travaillent en étroite collaboration avec les Cliniques universitaires Saint-Luc et les cinq instituts de recherche du secteur de l'UCLouvain.
Ils/Elles proposent un enseignement dynamique, plaçant l'étudiant·e au coeur du dispositif pédagogique, intégrant les nouvelles connaissances et attentif aux exigences du monde professionnel. Le/la Responsable Administratif·ve de Faculté à pour mission de coordonner l'équipe administrative de la faculté, d'assurer un support au/à la Doyen·ne dans ses missions, aux organes facultaires et aux activités de la faculté, sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative du secteur et la responsabilité fonctionnelle du/de la Doyen·ne. Activités
Support administratif au décanat et aux organes facultaires : Apporter un support au Doyen dans l'instruction de dossiers, la préparation de décisions,... Assurer la préparation et le suivi des réunions des organes facultaires (bureau-conseil). Participer à la définition des objectifs et décisions stratégiques de la faculté au niveau administratif. Garantir du cadre règlementaire de la faculté. Apporter le support administratif au/à la Doyen·ne dans la gestion du personnel de la faculté et des procédures qui s'y rapportent. Gèrer les ressources (budgets, locaux) en collaboration avec la Direction Administrative du Secteur. Coordonner la communication interne et externe de la faculté. Piloter des projets spécifiques. Assurer l'interface avec le secteur et les services généraux et le retour vers le/la doyen. Gestion et la direction des équipes administratives : Responsabilité hiérarchique du personnel administratif et technique de la faculté. Coordonner le travail des équipes administratives, en collaboration avec les responsables académiques. Hiérarchiser les priorités et garantit le respect des échéances. Superviser la mise en oeuvre des programmes d'études (horaire de cours et d'examens, organisation des stages, procédures particulières, etc.) réalisée par l'équipe administrative. Superviser la gestion du parcours étudiant (inscriptions aux cours, aux examens, délibérations, etc.) réalisée par les équipes administratives. S'assurer de la mise en place d'un back up entre les membres des équipes. Assurer le rôle de référent·e pour les équipes par sa maîtrise des règles et des procédures. Garantir le niveau de professionnalisme des personnes et des services par un management des compétences. Assurer l'amélioration continue des processus de travail et accompagne le changement au sein des équipes. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de niveau universitaire (master) Sens de l'organisation et de la délégation Expérience de la gestion d'équipe Capacité d'analyse et de synthèse Capacité de communication orale et écrite Prise de décision Pratique des logiciels Microsoft Word, Excel, Powerpoint, Sharepoint. Capacité d'apprendre des outils "maison" La connaissance de l'anglais est un atout Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération. Notre offre
Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles; Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An; Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.; Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement; L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne; La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens; Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…); Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances. Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@uclouvain.be . Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien : Politique du personnel | UCLouvain Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.
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