City of Hardeeville
Procurement Analyst
City of Hardeeville - Hardeeville, South Carolina, United States, 29927
Work at City of Hardeeville
Overview
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Overview
Salary:
$56,362.00 - $77,780.00 Annually Location :
Hardeeville Job Type:
Full-Time Job Number:
202300087 Department:
Finance Opening Date:
06/06/2025
Description Under limited supervision of the Finance Director, the Procurement Analyst utilizing advanced analytical and reporting skills, performs monthly, quarterly and annual reporting including departmental scorecards, financial savings, compliance and ad hoc reporting. Procurement Analyst will be responsible for analyzing data, metrics and trends and reporting those findings. Analyst assists the Finance Director on various procurement activities such as processing requisitions and purchase orders, sourcing materials and vendors across categories of expenditure. Analyst conducts evaluations of multiple quotations for purchase of major equipment, supplies, services and capital projects. Analyst provides support to all City departments on all procurement projects including RFPs, and RFIs.
Examples of Duties
Advise employees of rules and processes related to purchases over spending threshold. Create systems to track and report complex capital projects ensuring appropriate approvals and yearly funding. Coordinate with project leads to assemble, create and disseminate Request for Proposals and Invitations to Bid. Maintain accurate and detailed procurement and accounting records. Track contract payments and project costs to ensure compliance with terms and conditions of contract documents. Prepare purchasing and related documents. Research processing issues, contact departments and vendors to resolve issues. Respond to inquiries by telephone or in writing; seek assistance with complex problems as needed. Review and process purchase orders and requisitions. Reconcile and prepare monthly, quarterly, and annual reports of operating and capital expenditures. Review financial information. Prepare budget reviews and financial reports. Forecasting potential financial outcomes. Receive, review, and process funding requests from departments. Monitor the availability of financial resources. Assist in the preparation of the City's Annual Comprehensive Financial Report, Popular Annual Financial Report, and the Annual Budget.
Other duties as assigned. Other Skills and Abilities
Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work. Effective oral and written communication. Maintain an appropriate level of confidentiality. Skilled in Adobe, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and use of standard office equipment. Ability to research and analyze financial data and prepare reports to include detailed financial analysis and data interpretation. Frequent contact with other employees, local businesses, other government agencies and the public. Demonstrate exceptional customer service in these interactions. Ability to advise and provide interpretation regarding the application of policies, procedures, and standards. Excellent organization skills required.
Typical Qualifications
Bachelor's degree in accounting, Business Administration, Finance, or related field. Four (4) years' progressively responsible professional experience. Prior experience in governmental accounting or procurement preferred. An equivalent combination of education and experience will be considered. Possession of a valid state issued driver's license. Pass a background check and drug screen.
Supplemental Information Ttulo del Puesto:
Analista de Adquisiciones Departamento:
Finanzas Reporta a:
Director de Finanzas Clasificacin:
15 Rango Salarial:
$56,362 a $77,780
Propsito General del Puesto Bajo supervisin limitada del Director de Finanzas, el Analista de Adquisiciones, utilizando habilidades avanzadas de anlisis e informes, realiza reportes mensuales, trimestrales y anuales, incluyendo cuadros de mando departamentales, ahorros financieros, cumplimiento normativo e informes especiales. El Analista de Adquisiciones ser responsable de analizar datos, mtricas y tendencias, y de reportar esos hallazgos. El analista asiste al Director de Finanzas en diversas actividades de adquisiciones como el procesamiento de requisiciones y rdenes de compra, as como en la bsqueda de materiales y proveedores en diversas categoras de gasto. El analista realiza evaluaciones de mltiples cotizaciones para la compra de equipo mayor, suministros, servicios y proyectos de capital. Adems, brinda apoyo a todos los departamentos de la ciudad en todos los proyectos de adquisiciones, incluyendo RFPs (Solicitudes de Propuesta) y RFIs (Solicitudes de Informacin).
Funciones y Responsabilidades Esenciales •Asesorar a los empleados sobre las normas y procesos relacionados con compras que superan el umbral de gasto. •Crear sistemas para rastrear y reportar proyectos de capital complejos, asegurando las aprobaciones correspondientes y la financiacin anual. •Coordinar con los responsables de proyectos para compilar, crear y distribuir Solicitudes de Propuesta e Invitaciones a Licitacin. •Mantener registros precisos y detallados de adquisiciones y contabilidad. •Rastrear pagos de contratos y costos de proyectos para asegurar el cumplimiento de los trminos y condiciones de los documentos contractuales. •Preparar documentos de compras y otros relacionados. •Investigar problemas de procesamiento; contactar departamentos y proveedores para resolverlos. •Responder consultas por telfono o por escrito; buscar ayuda para resolver problemas complejos segn sea necesario. •Revisar y procesar rdenes de compra y requisiciones. •Conciliar y preparar informes mensuales, trimestrales y anuales de gastos operativos y de capital. •Revisar informacin financiera. •Preparar revisiones presupuestarias e informes financieros. •Proyectar posibles resultados financieros. •Recibir, revisar y procesar solicitudes de financiamiento de los departamentos. •Monitorear la disponibilidad de recursos financieros. •Asistir en la preparacin del Informe Financiero Anual Integral de la Ciudad, el Informe Popular Anual de Finanzas y el Presupuesto Anual. •Otras tareas asignadas.
Otras Habilidades y Capacidades •Excelentes habilidades de gestin del tiempo, con capacidad para realizar mltiples tareas y establecer prioridades. •Comunicacin oral y escrita efectiva. •Mantener un nivel adecuado de confidencialidad. •Manejo de Adobe, Microsoft Word, Excel, PowerPoint y uso de equipos de oficina estndar. •Capacidad para investigar y analizar datos financieros, y preparar informes que incluyan anlisis financieros detallados e interpretacin de datos. •Contacto frecuente con otros empleados, negocios locales, otras agencias gubernamentales y el pblico. Demostrar un servicio al cliente excepcional en estas interacciones. •Capacidad para asesorar y proporcionar interpretacin sobre la aplicacin de polticas, procedimientos y normas. •Se requieren excelentes habilidades organizativas.
Calificaciones Mnimas •Ttulo universitario en Contabilidad, Administracin de Empresas, Finanzas o un campo relacionado. •Cuatro (4) aos de experiencia profesional con responsabilidad progresiva. •Se prefiere experiencia previa en contabilidad gubernamental o adquisiciones. •Se considerar una combinacin equivalente de educacin y experiencia. •Poseer una licencia de conducir vlida emitida por el estado. •Aprobar una verificacin de antecedentes y una prueba de deteccin de drogas. We offer a complete benefits package to full-time employees including health care, dental, vision, retirement, deferred compensation plans, flexible spending accounts, life insurance, long-term disability, holidays, vacation, and sick leave.
Part-time employees who work an average of _30_ hours per week over the course of a year, receive benefits on a pro-rated basis.
To learn more details, visit our benefits page. For full details visit our beneftis page at
$56,362.00 - $77,780.00 Annually Location :
Hardeeville Job Type:
Full-Time Job Number:
202300087 Department:
Finance Opening Date:
06/06/2025
Description Under limited supervision of the Finance Director, the Procurement Analyst utilizing advanced analytical and reporting skills, performs monthly, quarterly and annual reporting including departmental scorecards, financial savings, compliance and ad hoc reporting. Procurement Analyst will be responsible for analyzing data, metrics and trends and reporting those findings. Analyst assists the Finance Director on various procurement activities such as processing requisitions and purchase orders, sourcing materials and vendors across categories of expenditure. Analyst conducts evaluations of multiple quotations for purchase of major equipment, supplies, services and capital projects. Analyst provides support to all City departments on all procurement projects including RFPs, and RFIs.
Examples of Duties
Advise employees of rules and processes related to purchases over spending threshold. Create systems to track and report complex capital projects ensuring appropriate approvals and yearly funding. Coordinate with project leads to assemble, create and disseminate Request for Proposals and Invitations to Bid. Maintain accurate and detailed procurement and accounting records. Track contract payments and project costs to ensure compliance with terms and conditions of contract documents. Prepare purchasing and related documents. Research processing issues, contact departments and vendors to resolve issues. Respond to inquiries by telephone or in writing; seek assistance with complex problems as needed. Review and process purchase orders and requisitions. Reconcile and prepare monthly, quarterly, and annual reports of operating and capital expenditures. Review financial information. Prepare budget reviews and financial reports. Forecasting potential financial outcomes. Receive, review, and process funding requests from departments. Monitor the availability of financial resources. Assist in the preparation of the City's Annual Comprehensive Financial Report, Popular Annual Financial Report, and the Annual Budget.
Other duties as assigned. Other Skills and Abilities
Excellent time management skills and ability to multi-task and prioritize work. Effective oral and written communication. Maintain an appropriate level of confidentiality. Skilled in Adobe, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and use of standard office equipment. Ability to research and analyze financial data and prepare reports to include detailed financial analysis and data interpretation. Frequent contact with other employees, local businesses, other government agencies and the public. Demonstrate exceptional customer service in these interactions. Ability to advise and provide interpretation regarding the application of policies, procedures, and standards. Excellent organization skills required.
Typical Qualifications
Bachelor's degree in accounting, Business Administration, Finance, or related field. Four (4) years' progressively responsible professional experience. Prior experience in governmental accounting or procurement preferred. An equivalent combination of education and experience will be considered. Possession of a valid state issued driver's license. Pass a background check and drug screen.
Supplemental Information Ttulo del Puesto:
Analista de Adquisiciones Departamento:
Finanzas Reporta a:
Director de Finanzas Clasificacin:
15 Rango Salarial:
$56,362 a $77,780
Propsito General del Puesto Bajo supervisin limitada del Director de Finanzas, el Analista de Adquisiciones, utilizando habilidades avanzadas de anlisis e informes, realiza reportes mensuales, trimestrales y anuales, incluyendo cuadros de mando departamentales, ahorros financieros, cumplimiento normativo e informes especiales. El Analista de Adquisiciones ser responsable de analizar datos, mtricas y tendencias, y de reportar esos hallazgos. El analista asiste al Director de Finanzas en diversas actividades de adquisiciones como el procesamiento de requisiciones y rdenes de compra, as como en la bsqueda de materiales y proveedores en diversas categoras de gasto. El analista realiza evaluaciones de mltiples cotizaciones para la compra de equipo mayor, suministros, servicios y proyectos de capital. Adems, brinda apoyo a todos los departamentos de la ciudad en todos los proyectos de adquisiciones, incluyendo RFPs (Solicitudes de Propuesta) y RFIs (Solicitudes de Informacin).
Funciones y Responsabilidades Esenciales •Asesorar a los empleados sobre las normas y procesos relacionados con compras que superan el umbral de gasto. •Crear sistemas para rastrear y reportar proyectos de capital complejos, asegurando las aprobaciones correspondientes y la financiacin anual. •Coordinar con los responsables de proyectos para compilar, crear y distribuir Solicitudes de Propuesta e Invitaciones a Licitacin. •Mantener registros precisos y detallados de adquisiciones y contabilidad. •Rastrear pagos de contratos y costos de proyectos para asegurar el cumplimiento de los trminos y condiciones de los documentos contractuales. •Preparar documentos de compras y otros relacionados. •Investigar problemas de procesamiento; contactar departamentos y proveedores para resolverlos. •Responder consultas por telfono o por escrito; buscar ayuda para resolver problemas complejos segn sea necesario. •Revisar y procesar rdenes de compra y requisiciones. •Conciliar y preparar informes mensuales, trimestrales y anuales de gastos operativos y de capital. •Revisar informacin financiera. •Preparar revisiones presupuestarias e informes financieros. •Proyectar posibles resultados financieros. •Recibir, revisar y procesar solicitudes de financiamiento de los departamentos. •Monitorear la disponibilidad de recursos financieros. •Asistir en la preparacin del Informe Financiero Anual Integral de la Ciudad, el Informe Popular Anual de Finanzas y el Presupuesto Anual. •Otras tareas asignadas.
Otras Habilidades y Capacidades •Excelentes habilidades de gestin del tiempo, con capacidad para realizar mltiples tareas y establecer prioridades. •Comunicacin oral y escrita efectiva. •Mantener un nivel adecuado de confidencialidad. •Manejo de Adobe, Microsoft Word, Excel, PowerPoint y uso de equipos de oficina estndar. •Capacidad para investigar y analizar datos financieros, y preparar informes que incluyan anlisis financieros detallados e interpretacin de datos. •Contacto frecuente con otros empleados, negocios locales, otras agencias gubernamentales y el pblico. Demostrar un servicio al cliente excepcional en estas interacciones. •Capacidad para asesorar y proporcionar interpretacin sobre la aplicacin de polticas, procedimientos y normas. •Se requieren excelentes habilidades organizativas.
Calificaciones Mnimas •Ttulo universitario en Contabilidad, Administracin de Empresas, Finanzas o un campo relacionado. •Cuatro (4) aos de experiencia profesional con responsabilidad progresiva. •Se prefiere experiencia previa en contabilidad gubernamental o adquisiciones. •Se considerar una combinacin equivalente de educacin y experiencia. •Poseer una licencia de conducir vlida emitida por el estado. •Aprobar una verificacin de antecedentes y una prueba de deteccin de drogas. We offer a complete benefits package to full-time employees including health care, dental, vision, retirement, deferred compensation plans, flexible spending accounts, life insurance, long-term disability, holidays, vacation, and sick leave.
Part-time employees who work an average of _30_ hours per week over the course of a year, receive benefits on a pro-rated basis.
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