Bio-Nuclear of Puerto Rico is hiring: Administrative Assistant in 00924

GENERAL POSITION INFORMATION
ADMINISTRATIVE ASSISTANT
EXECUTIVE
CEO ADMINISTRATIVE ASSISTANT
Non-Exempt

POSITION NATURE
Provide administrative and secretarial support to the daily operations of the CEO’s Administrative Assistant and the members of the Executive Leadership Team (ELT) in an organized and accurate manner.

1. Make, answer, and handle telephone calls.

2. Leave, take, and forward messages, ensuring that matters are properly addressed and resolved.

3. Coordinate and schedule meetings and/or events; prepare meeting rooms, equipment, meals, and necessary materials.

4. Produce information as requested or deemed appropriate, including but not limited to:
   a. Prepare and draft reports, presentations, letters, quotes, proposals, memos, and other documents.
   b. Receive, review, research, and channel correspondence addressed to the CEO’s Administrative Assistant and/or ELT members.
   c. Research and gather data necessary for the proper management and resolution of business matters, inquiries, contracts, among others.

5. Coordinate the logistics of visits to company facilities.

6. Receive and attend to visitors and clients who call or visit the company’s physical facilities, addressing their needs and requests for information, services, or professional support promptly, ensuring a cordial and professional experience.

7. Organize, photocopy, file, digitize, and keep documents and records up to date.

8. Manage email correspondence, responding or redirecting as appropriate.

9. Maintain office supply inventory and place orders as needed.

10. Provide reminders to ELT members to ensure effective management of their schedules.

11. Support the management and follow-up of specific projects.

12. Organize travel itineraries, book flights, accommodations, and transportation for executives and other employees as necessary.

13. Assist in the preparation and distribution of internal communications.

14. Serve as a point of contact and follow-up between company members and the advertising agency, architectural firms, and other vendors.

15. Ensure compliance with internal policies and procedures.

16. Maintain confidentiality and security of sensitive information.

17. Actively contribute to cultural transformations, as well as to maintaining the company’s mission and achieving its vision; exemplify through performance and conduct the philosophy of efficiency culture, Bionuclear’s values, and the principles of the highest-quality internal and external customer service.

1. Provide support to the Administration Department by covering Reception during the Receptionist’s lunch period or as otherwise needed.

2. Support other departments in coordinating official activities approved by the immediate supervisor.

3. Order or acquire gifts, tokens, and/or company-appropriate items for clients.

4. Take meeting minutes, transcribe, distribute, or publish them, and ensure that each responsible party complies with documented agreements.

5. Provide support in the use and management of audiovisual and computer equipment assigned to the Main Conference Room and the Training Room.

6. Coordinate, assist, and/or participate in work meetings, operational and/or corporate committees, staff development activities, corporate events, among others.

7. Always demonstrate the highest levels of professionalism, courtesy, and business etiquette.

8. Attend meetings, trainings, presentations, and corporate events as required.

9. Learn the operational aspects of the business and gain the experience and knowledge required to continue career development within the company.

10. Act and make decisions in line with the philosophy that the “Customer is our reason for being.”

11. Perform other tasks as needed.

Bachelor’s degree in Business Administration or a related field.

Minimum of two (2) years of experience as an Administrative Assistant, Executive Assistant, or in a direct management support role.

Knowledge, Skills, Abilities, and Aptitudes Required to Perform the Job

• Excellent verbal and written communication skills in Spanish and English

• High level of professionalism, courtesy, and business etiquette

• Ability to interact with individuals at all organizational levels

• Excellent customer service skills

• Strong negotiation and persuasion abilities

• Strong teamwork skills

• Ability to work well under pressure

• Excellent organizational and time management skills

• Strong sense of urgency; ability to prioritize, multitask, deliver expected results with minimal supervision, and meet deadlines

• Capacity for focus, analysis, and decision-making

• Strong presentation skills

• Availability to travel to various locations across Puerto Rico

• Attention to detail and ability to identify errors or omissions

• Ability to delegate, follow up professionally, and achieve expected results

• Good emotional management skills

• Adaptability to change

• Positive, cooperative, and optimistic attitude and demeanor

• Ability to exercise strict discretion and maintain confidentiality

• Proficiency in Windows applications (Word, Excel, PowerPoint, Project, and Outlook)

• Knowledge of CRM (Customer Relationship Management) systems

• Aptitude for learning new systems, applications, and software

The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the degree of complexity of the functions established for the personnel performing this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive inventory of all the functions, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added or existing ones may be modified as stipulated by the company.

“We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.”

"Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, or disability status."

"EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities”

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

GENERALES DEL PUESTO ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) EJECUTIVO ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) DEL CEO NO EXENTO NATURALEZA DEL PUESTO

Proveer apoyo administrativo y secretarial a las operaciones diarias del(a) Asistente Administrativo(a) del(a) CEO y a los(as) miembros del “Executive Leadership Team” (ELT) de manera organizada y precisa.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

1. Hacer, responder y atender llamadas telefónicas.

2. Dejar, tomar y canalizar mensajes asegurando que los asuntos sean propiamente atendidos y resueltos.

3. Coordinar y programar reuniones y/o eventos, preparar salas de reuniones, equipos, alimentos y materiales necesarios.

4. Producir información según le sea requerido o estime pertinente, incluyendo, pero sin limitarse a:

a. Preparar y redactar informes, presentaciones, cartas, cotizaciones, propuestas, comunicados y otros documentos.

b. Recibir, leer, investigar y canalizar la correspondencia dirigida al(a) Asistente Administrativo(a) del(a) CEO y/o los(as) miembros del ELT.

c. Investigar e indagar para obtener los datos necesarios para el debido manejo y resolución de negocios, consultas, contratos, entre otros.

5. Coordinar la logística de las visitas a nuestras instalaciones.

6. Recibir y atender visitantes y clientes que llamen o visiten las instalaciones físicas de la compañía y atender sus necesidades y requisiciones de información, gestiones o apoyo profesional de manera inmediata, asegurando una experiencia cordial y profesional.

7. Organizar, sacar copias, archivar, digitalizar y mantener documentos y registros al día.

8. Gestionar el correo electrónico, respondiendo o redirigiendo según corresponda.

9. Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos según sea necesario.

10. Proveer los recordatorios que sean necesarios a los(as) miembros del ELT para el manejo efectivo de su agenda.

11. Apoyar en la gestión y seguimiento de proyectos específicos.

12. Organizar itinerarios de viaje, reservas de vuelos, alojamiento y transporte para el personal ejecutivo y otros(as) empleados(as) según sea necesario.

13. Asistir en la preparación y distribución de comunicaciones internas.

14. Fungir como punto de contacto y seguimiento entre miembros de la empresa y la agencia de publicidad, firmas de arquitectos y otros suplidores.

15. Asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.

16. Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible.

17. Aportar activamente a las transformaciones culturales, así como al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

1. Brindar apoyo al departamento de Administración cubriendo la Recepción durante el período de tomar alimentos del(la) Recepcionista o según se presente la necesidad.

2. Apoyar a otros departamentos con la coordinación de actividades oficiales y aprobadas por el(la) supervisor(a) inmediato(a).

3. Ordenar o adquirir obsequios, recordatorios y/o detalles propios para los(as) clientes.

4. Tomar minutas en reuniones, transcribirlas, distribuirlas o publicarlas y asegurar que cada parte responsable cumpla con los acuerdos documentados.

5. Proveer apoyo en el uso y manejo del equipo audiovisual y computadorizado asignado al Salón de Conferencias principal y al Salón de Adiestramientos Teóricos.

6. Coordinar, asistir y/o participar en reuniones de trabajo, comités operacionales y/o corporativos, actividades de desarrollo de personal, eventos corporativos, entre otros.

7. Demostrar siempre los más altos niveles de profesionalismo, cortesía y etiqueta de negocios.

8. Asistir a reuniones, adiestramientos, presentaciones y eventos corporativos, según le sea requerido.

9. Aprender los aspectos operacionales de los negocios y ganar la experiencia y los conocimientos requeridos para continuar su desarrollo de carrera en la empresa.

10. Obrar y tomar decisiones conforme la filosofía de que el(la) “Cliente es nuestra razón de ser”.

11. Otras tareas, según sean necesarias. PREPARACIÓN ACADÉMICA Bachillerato en Administración de Empresas o campo relacionado.

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Experiencia mínima de dos años desempeñándose como Asistente Administrativo(a), Asistente Ejecutivo(a) o en un puesto de apoyo directo a la gerencia.

COMPETENCIAS DEL TRABAJO CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

• Excelentes destrezas de comunicación verbal y escrita en español e inglés • Alto nivel de profesionalismo, cortesía y etiqueta de negocios • Habilidad para relacionarse con personas de todos los niveles jerárquicos • Excelentes destrezas de servicio al cliente • Habilidad para negociar y persuadir • Excelentes habilidades para trabajar en equipo • Gran habilidad para trabajar bajo presión • Excelentes destrezas de organización y manejo del tiempo • Gran sentido de urgencia, habilidad para establecer prioridades, trabajar varias tareas simultáneamente, cumplir tareas y metas logrando los resultados esperados con mínima supervisión y cumplir con fechas límites • Capacidad para concentrarse, realizar análisis y tomar decisiones • Buenas destrezas de presentación • Disponibilidad para viajar a diferentes puntos de Puerto Rico • Atención al detalle y habilidad para detectar errores u omisiones • Capacidad para delegar, dar seguimiento profesionalmente y lograr los resultados esperados • Buen manejo de sus emociones • Adaptabilidad ante los cambios • Proyección y actitud positiva, cooperadora y optimista • Capacidad para ejercer estricta discreción y mantener confidencialidad • Dominio de las aplicaciones de Windows (Word, Excel, PowerPoint, Project y Outlook) • Conocimiento en el manejo de un CRM (Customer Relations Management) • Aptitud para aprender nuevos sistemas, aplicaciones y softwares

CLÁUSULA DE SALVEDAD

La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

“Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad.”

"Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(las) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a) o discapacidad física o mental".

"IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as)/Personas con Discapacidad"