Job Description
We are seeking a friendly, organized, and professional Receptionist. The Receptionist will be the first point of contact for clients, visitors, and employees, ensuring a welcoming and professional front-office experience. This individual will handle incoming calls, manage office correspondence, and provide general administrative support while maintaining a clean and organized workspace.
Key Responsibilities
Stand and greet all guests with a friendly smile, creating a positive first impression
Answer and direct incoming phone calls using a multi-line phone system
Manage front desk operations, including signing in visitors and issuing badges when applicable
Maintain the tidiness and organization of the reception and common office areas at all times
Distribute and manage incoming and outgoing mail, packages, and deliveries
Provide administrative support such as data entry, filing, and scheduling appointments
Assist with coordination of meetings, conference rooms, and office supplies as needed
Support HR and management with office-related tasks and communications
Maintain confidentiality of sensitive information at all times
Other duties as assigned
Qualifications
Previous experience in a receptionist, front desk, or customer service role preferred
Strong verbal and written communication skills
English Required; Spanish preferred
Excellent interpersonal and customer service abilities
Proficient in Microsoft Office Suite and comfortable with office technology (phone systems, printers, scanners)
Ability to multitask and manage competing priorities in a fast-paced environment
Professional appearance and demeanor
High school diploma required; Associate’s degree or higher preferred
Estamos buscando a una persona amable, organizada y profesional para el puesto de Recepcionista. La recepcionista será el primer punto de contacto para los clientes, visitantes y empleados, asegurando una experiencia de recepción acogedora y profesional. Esta persona atenderá llamadas entrantes, gestionará la correspondencia de la oficina y brindará apoyo administrativo general, manteniendo un espacio de trabajo limpio y ordenado.
Responsabilidades Principales
Recibir a todos los visitantes con una sonrisa amigable, generando una primera impresión positiva.
Contestar y dirigir llamadas entrantes utilizando un sistema telefónico de múltiples líneas.
Gestionar las operaciones de recepción, incluyendo el registro de visitantes y entrega de credenciales cuando sea necesario.
Mantener la limpieza y organización de la recepción y las áreas comunes de la oficina en todo momento.
Distribuir y gestionar el correo entrante y saliente, así como paquetes y entregas.
Brindar apoyo administrativo como ingreso de datos, archivo de documentos y programación de citas.
Asistir en la coordinación de reuniones, salas de conferencias y suministros de oficina según sea necesario.
Apoyar al departamento de Recursos Humanos y a la gerencia con tareas y comunicaciones relacionadas con la oficina.
Mantener la confidencialidad de la información sensible en todo momento.
Realizar otras tareas asignadas.
Requisitos
Experiencia previa en un puesto de recepcionista, atención al cliente o recepción preferida.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Inglés requerido; español preferido.
Habilidades interpersonales y de servicio al cliente excepcionales.
Dominio de Microsoft Office y comodidad con tecnología de oficina (sistemas telefónicos, impresoras, escáneres).
Capacidad para realizar múltiples tareas y manejar prioridades en un entorno dinámico.
Apariencia y comportamiento profesional.
Diploma de escuela secundaria requerido; se prefiere título de asociado o superior.