Province Sud
I. Coordination administrative du courrier ప్రాంత arribar et départ, et des actes soumis à la signature SG / exécutif, selon des process majoritairement dématérialisés :
central plonge, réception avec tampon arrivé et date (support papier) ;
accueil des coursiers d’autres directions provinciales et du prestataire externe pour la réception des plis ;
enregistrement du courrier (papier et mail) et des directives éventuelles sur l’application interne SALSA, pré‑affectation puis affectation aux directions selon les consignes du secrétaire général ;
contrôle et suivi du dashboard du service, ainsi que_FACTORY, ponctuellement, celui des secrétaires généraux ;
réception et mise à jour du circuit de validation sur SALSA, et contrôle‑qualité d’actes et courriers soumis à la signature du secrétaire général et de l’exécutif ;
coordination de l’ensemble de ces dossiers entre les directions provinciales, le secrétariat général et le cabinet.
distribution et retour des dossiers physiques entre les centres administratifs situés à l’Artillerie ;
distribution des journaux au sein des centres administratifs situés à l’Artillerie.
II. Suivi des désignations des représentants et des réunions des organismes extérieurs :
mise à jour et veille de l’application POPCORN :
sur les statuts des organismes ;
sur les données relativesঞ aux désign VALUES ;
création et le suivi des réunions des organismes qui dépendent du cabinet et du secrétariat général et envoi des convocations ;
participเงินฟรี à l’accompagnement des utilisateurs de POPCORN et à la remontée des anomalies ;
rédaction de pouvoir.
III. Communication interne :
actualisation de tableaux de suivi, et communication d’informations au sein de son organisation, notamment concernant les abonnements des journaux, et le circuit de la prestation externalisée du service de coursiers.
IV. Affranchissement et budget :
affranchissement du courrier « départ » ;
contrôle de la machine, facturation en ligne ;
suivi/classement des factures du bureau et du circuit avec le bureau des finances. guk>
V. Formalités administratives :
télétransmission au service de l’imprimerie administrative pour publication au JONC et aux services de l’Etat pour le contrôle de légalité d’actes instruits par le SSACA, notamment concernant la désignation de représentants de la province Sud dans les organismes extérieurs ;
notification des désignations des représentants de la province Sud aux intéressés.
Savoir
Bonnes connaissances de la langue française et des règles de rédaction administrative
Maîtrise des applications SALSA et POPCORN*
Maîtrise des bases des logiciels bureautiques (Word et Excel)
Bonne connaissance des circuits administratifs de la collectivité
*formations internes assurées
Savoir Faire
Réactivité sur l'urgence de l'information pour en assurer la transmission et sur l'exécution des tâches avec précision
Pré-analyse d'un courrier arrivé et identification de son affectation
Suivi et relance les directions quand nécessaire
Comportements professionnels
Esprit d'initiative et d'analye
Discrétion professionnelle et sens de l'organisation
Polyvalence
Réactivité
Disponibilité
#J-18808-Ljbffr
central plonge, réception avec tampon arrivé et date (support papier) ;
accueil des coursiers d’autres directions provinciales et du prestataire externe pour la réception des plis ;
enregistrement du courrier (papier et mail) et des directives éventuelles sur l’application interne SALSA, pré‑affectation puis affectation aux directions selon les consignes du secrétaire général ;
contrôle et suivi du dashboard du service, ainsi que_FACTORY, ponctuellement, celui des secrétaires généraux ;
réception et mise à jour du circuit de validation sur SALSA, et contrôle‑qualité d’actes et courriers soumis à la signature du secrétaire général et de l’exécutif ;
coordination de l’ensemble de ces dossiers entre les directions provinciales, le secrétariat général et le cabinet.
distribution et retour des dossiers physiques entre les centres administratifs situés à l’Artillerie ;
distribution des journaux au sein des centres administratifs situés à l’Artillerie.
II. Suivi des désignations des représentants et des réunions des organismes extérieurs :
mise à jour et veille de l’application POPCORN :
sur les statuts des organismes ;
sur les données relativesঞ aux désign VALUES ;
création et le suivi des réunions des organismes qui dépendent du cabinet et du secrétariat général et envoi des convocations ;
participเงินฟรี à l’accompagnement des utilisateurs de POPCORN et à la remontée des anomalies ;
rédaction de pouvoir.
III. Communication interne :
actualisation de tableaux de suivi, et communication d’informations au sein de son organisation, notamment concernant les abonnements des journaux, et le circuit de la prestation externalisée du service de coursiers.
IV. Affranchissement et budget :
affranchissement du courrier « départ » ;
contrôle de la machine, facturation en ligne ;
suivi/classement des factures du bureau et du circuit avec le bureau des finances. guk>
V. Formalités administratives :
télétransmission au service de l’imprimerie administrative pour publication au JONC et aux services de l’Etat pour le contrôle de légalité d’actes instruits par le SSACA, notamment concernant la désignation de représentants de la province Sud dans les organismes extérieurs ;
notification des désignations des représentants de la province Sud aux intéressés.
Savoir
Bonnes connaissances de la langue française et des règles de rédaction administrative
Maîtrise des applications SALSA et POPCORN*
Maîtrise des bases des logiciels bureautiques (Word et Excel)
Bonne connaissance des circuits administratifs de la collectivité
*formations internes assurées
Savoir Faire
Réactivité sur l'urgence de l'information pour en assurer la transmission et sur l'exécution des tâches avec précision
Pré-analyse d'un courrier arrivé et identification de son affectation
Suivi et relance les directions quand nécessaire
Comportements professionnels
Esprit d'initiative et d'analye
Discrétion professionnelle et sens de l'organisation
Polyvalence
Réactivité
Disponibilité
#J-18808-Ljbffr